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ASSISTANT(E) DIRECTION DES ETUDES

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Localisation du poste :

10 rue Vauquelin – 75005 PARIS

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches

Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris :

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI ParisTech) est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (9 Unités Mixtes de Recherche) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.

Missions et responsabilités :

L’assistant(e) de la Direction des Etudes est chargé(e) d’organiser les missions de la directrice de l’enseignement et de la directrice de la scolarité de l’ESPCI et d’assurer la permanence et le suivi des dossiers en leur absence.
L’ouverture internationale de l’école (étudiants et professeurs étrangers) nécessite une parfaite maîtrise de l’anglais.

Il (elle) est notamment chargé(e) des missions suivantes :
Suivi du budget de la direction des études (suivi des vacations et du budget de fonctionnement)
Préparation et organisation des réunions d’enseignants, d’élèves-ingénieurs, d’évaluation des enseignements (gestion des calendriers, convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, envoi des documents aux participants…)
Etablissement des emplois du temps des enseignants
Gestion administrative des dossiers de demande d’admission sur titres, organisation des entretiens d’admission (constitution des jurys, agenda, réservation de salles…)
Gestion administrative des dossiers de demande de bourses des étudiants de l’ESPCI (bourses délivrées sur critères sociaux, bourses d’excellence de quatrième année, bourses industrielles pour étudiants étrangers, …) : réception et classement des dossiers, recevabilité, organisation des auditions éventuelles
Gestion des stages de français pour étudiants étrangers
Participation aux réunions et rédaction de comptes-rendus
Gestion des agendas de la direction des études
Travaux de secrétariat classique (réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes…).

D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution de l’organisation de la direction des études.

Diplômes et profil requis :

Formation requise (ou diplôme) :
Bac + 2 ou 3

Connaissances :
Bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche
Expérience confirmée dans la gestion des procédures administratives

Qualités recherchées :
Très bonnes qualités relationnelles
Capacité d’adaptation, ouverture d’esprit
Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation
Disponibilité, sens de l’écoute
Esprit de synthèse et d’analyse
Capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités
Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévue 

Rapidité et efficacité

Savoir faire :
Maîtrise de l’anglais écrit, lu, parlé
Qualités rédactionnelles en français et en anglais
Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et dans l’alimentation de tableaux de bord

Position dans l’organigramme :

Rattachement hiérarchique à la Direction des études

Catégorie du poste :

Catégorie : B ou C confirmé
Filière : Administrative
Poste à pourvoir : dès que possible

Les emplois de l’ESPCI ParisTech sont destinés aux fonctionnaires mais peuvent être ouverts (sous conditions) aux personnels contractuels.

Localisation du poste :

10 rue Vauquelin – 75005 PARIS

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches

Contact :

Candidatures (lettre de motivation et CV) à transmettre par courrier électronique à : recrutement@espci.fr

Pour tout complément d’informations, contacter :
Florence Boulogne, Responsable des ressources humaines de l’ESPCI ParisTech
Tél. 01 40 79 51 96





ÉCOLE SUPÉRIEURE DE PHYSIQUE ET DE CHIMIE INDUSTRIELLES DE LA VILLE DE PARIS
10 Rue Vauquelin, 75005 Paris