Assistant(e) administratif(ve) et technique  - Version PDF
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Assistant(e) administratif(ve) et technique — Offre pourvue

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Contact

Florence Boulogne

Responsable des Ressources Humaines de l’ESPCI ParisTech

Téléphone : 01 40 79 51 96

Candidatures (lettre de motivation et CV) à transmettre par courrier électronique à : recrutement@espci.fr

Accès

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton)

RER B (Luxembourg)

Bus 21, 27 & 47

3 stations Vélib proches

Contexte

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.

Profil du poste

Missions et responsabilités

Le poste est basé sur une assistance administrative et technique à apporter au Service Travaux, Maintenance et Logistique (STML).

Les principales missions du titulaire du poste sont les suivantes :
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés de maintenance et de travaux (bons de commandes, gestion des factures, mise à jour des tableaux de bord, contrôle des dépenses...).
- Mettre en forme des documents techniques (cahiers des charges, bordereaux de prix...).
- Assurer la mise à jour des différents tableaux de bord du service (consommation des fluides, occupation des locaux, feuilles de présences...).
- Assurer la gestion du courrier (enregistrement, classement, archivage et diffusion aux unités concernées).
- Organiser et planifier des rendez-vous et des réunions (visites d’entreprises, travaux de maintenance...).
- Gérer les appels téléphoniques (renseignements aux entreprises et aux personnels de l’école...).
- Organiser des réunions et gérer les agendas du chef de service et de ses adjoints.
- Préparer les dossiers en vue des rendez-vous et des réunions.
- Participer aux réunions de chantier et rédiger les comptes rendus.
- Répondre aux demandes d’information et d’intervention des laboratoires ; assurer le lien avec les gestionnaires des différentes unités mixtes de recherche.
- Analyser, répartir et suivre les demandes de travaux et d’assistance logistique à partir du logiciel de traitement informatique des demandes.

D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution de l’organisation du service.

Environnement hiérarchique

Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité du Chef du Service Travaux, Maintenance et Logistique.

Profil du candidat

Connaissances et qualités recherchées

- Qualités relationnelles
- Sens de l’accueil et du dialogue
- Sens de l’initiative
- Organisation et méthode
- Savoir évaluer les priorités et l’importance des messages
- Qualités d’expression orale et écrite
- Goût pour le travail en équipe technique
- Respect des délais et des plannings
- Maîtrise des outils bureautiques de base (Excel, Word) et de la messagerie
- Savoir gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité et faire preuve de polyvalence.

Formation requise (ou diplôme)

BAC secrétariat ou équivalent

Expérience souhaitée/exigée dans une fonction similaire  : une expérience administrative dans le domaine du BTP serait appréciée.

Modalités de recrutement

Catégorie : C

Filière : Administrative

Poste à pourvoir au : dès que possible





ÉCOLE SUPÉRIEURE DE PHYSIQUE ET DE CHIMIE INDUSTRIELLES DE LA VILLE DE PARIS
10 Rue Vauquelin, 75005 Paris